5 étapes pour réussir son changement d’organisation logistique

Changer d’organisation logistique est généralement source de nombreux questionnements et inquiétudes pour les e-commerçants mais peut leur apporter un gain de rentabilité et qualité. Mal orchestré, ce changement peut être synonyme de déséquilibre dans les expéditions, mise à l’arrêt, factures plus élevées qu’escompté, qualité de service décevante… Autant de craintes qui peuvent freiner les e-commerçants dans leur décision de changement et dans le développement de leur e-commerce. Rassurez-vous, nous pouvons vous aider à bien préparer ce changement en suivant ces 5 étapes.

1-

Avant de prendre la décision de changer la manière dont vous gérez vos expéditions, il est primordial de définir clairement le périmètre de votre besoin. Cette étape sera déterminante afin d’évaluer quelle organisation logistique est la plus adaptée à votre activité e-commerce.

Pour ce faire, rédiger un cahier des charges détaillé est un pré-requis afin d’être en mesure de prendre une décision éclairée : 

• Le besoin : qu’est-ce qui motive et justifie un nouveau mode de fonctionnement sur le plan logistique ? Que ce soit une organisation actuelle trop chronophage, une volonté d’optimiser les coûts, une insatisfaction vis-à-vis de votre prestataire actuel ou simplement une forte croissance, cette question doit orienter vos recherches et vous permettra d’opter pour une organisation plus adaptée.

• Le service : quelles sont les fonctionnalités primordiales et les conditions sine qua non au changement ? Parmi elles, on retrouve régulièrement : des délais de livraison améliorés, des tarifs avantageux, de nouveaux modes de livraison, un périmètre de livraison étendu, les options d’emballages, l’intégration e-commerce et l’interface de suivi etc.

• Le budget : quel montant êtes-vous prêts à allouer à votre logistique ? C’est une donnée particulièrement importante, à corréler avec vos projections de vente et de croissance ainsi qu’à vos coûts actuels. 

2-

Avec un cahier des charges établi, vous devriez être en mesure d’y voir plus clair afin de comparer les différentes possibilités qui s’offrent à vous en termes de gestion logistique. 

Un des facteurs clés à prendre en considération est le stade de développement de votre e-commerce ainsi que vos projections de croissance à moyen terme. 

Ainsi, une logistique 100% internalisée avec un stockage en propre et d’éventuels préparateurs de commandes offre une souplesse certaine et présente peu de contraintes pour un démarrage d’activité e-commerce, marqué par des prévisions de vente incertaines et de faibles volumes à expédier. Ce type de gestion manuelle permet de surcroît de garder un contrôle maximal sur ses marchandises et le mode de préparation de ses commandes.

En phase de développement en revanche et une fois l’activité stabilisée, cette méthode peut s’avérer insuffisante : difficulté à embaucher de nouveaux salariés, volonté d’accéder à des tarifs plus négociés, gestion chronophage, volumes fluctuants dûs à des périodes de pics etc. Commencer à travailler avec des partenaires spécialisés dans la logistique peut alors sembler judicieux afin d’être épaulé sur des prestations de collecte par exemple, ou encore de génération d’étiquettes de transport à des tarifs préférentiels. 

L’externalisation logistique complète auprès d’un logisticien s’envisage quant à elle davantage dans le cadre d’une croissance forte, effective ou anticipée, et permet de se décharger entièrement des contraintes logistiques et d’ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée dans le but de croître davantage.

3- Bien comparer les offres et les prix

Une fois le mode de gestion idéal identifié, il est nécessaire de s’atteler à un comparatif rigoureux en ce qui concerne le service et les prestations proposées (dans le cas notamment d’une collaboration avec un spécialiste de la logistique), qu’il faudra mettre en balance avec le cahier des charges initial, afin de valider les différents points listés. 

Outre cet aspect organisationnel, il est indispensable de bien comparer les coûts avant de se lancer dans une transformation logistique - une étape complexe tant les structures de coûts varient d’une organisation à une autre. Veillez à considérer l’intégralité des postes de dépense, même minimes, avant de comparer deux offres et n’hésitez pas à exiger des devis précis et complets intégrant plusieurs scénarii de vente et de croissance. Cela vous permettra d’éviter les coûts cachés, qui sont souvent légion en logistique.

4- Prêter attention au timing 

Selon le système choisi, une transition logistique peut impliquer des délais et il est donc nécessaire d’anticiper le temps de mise en place et les éventuels contretemps liés à cette évolution (développements informatiques nécessaire, contractualisation, délai de mise en place etc.)

Il n’y a pas de moment idéal dans l’année pour effectuer son virage logistique mais gardez en tête que cette décision sera principalement corrélé à vos cycles de vente et à la saisonnalité. Tout l’enjeu étant d’être prêt à faire face aux pics de vente et d’avoir une organisation bien huilée en amont de ces moments : si vous décidez d’engager une transition logistique en vue de ces périodes de croissance, assurez-vous que vous ou le prestataire choisi soit en mesure d’être opérationnel de manière rapide et fluide.

5-

Quel que soit le mode de gestion choisi, une transition de ce type implique d’être vigilant afin d’éviter les mauvaises surprises. Si vous êtes organisés en interne, prêtez une attention particulière à bien gérer la transition en termes de ressources humaines si vous êtes amenés à devoir vous séparer de salariés notamment. Il convient également de se pencher sur les conditions détaillées de vos contrats transporteurs et aux avantages que vous pourriez perdre en rompant votre collaboration.

Enfin, soyez vigilants si vous êtes sur le point de nouer une relation avec un prestataire logistique : renseignez-vous sur les conditions d’engagement et de résiliation (durée du préavis, engagement d’approvisionnement, pénalités de fin de contrat etc.) en étudiant avec attention le contrat qui vous lie à un tiers avant de vous engager.

En bref

Changer d’organisation logistique est une décision cruciale et souvent nécessaire. Bien préparés et épaulés par le bon partenaire, nombreux sont les e-commerçants qui tirent le meilleur parti de ce type de changement, leur garantissant ainsi une croissance saine et en phase avec leurs ambitions de développement. 

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